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笨办法才是最有效的

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发表于 2018-5-14 16:13:22 |显示全部楼层

  做财务多年,没有觉得做过什么高大上的工作,处理的都是一件又一件的小事。别人眼里不起眼的小事情,在我这里就能变得很有意义。
  当年让我审核报纸印刷费,硬是每天从不同的部门把要(印)数、版数的的数据拿来,每天一点一点统计成一张表,再把结算单价录进去。次月1号就可以算出应该结算的印刷费金额,等印刷厂来结算的时候,两张表比对一下,没有差异就审核通过。
  有一次印刷厂自己印错了,这个损失该印刷厂承担,谁知悄悄放到结算单里想一起结算掉,一比对,马上发现差异,审核通不过,后来只要是我审核,就再也没有发生过类似问题。这个工作大概做了一年的时间,也就发生了这么点小插曲。
  但我自己通过了解印数、版数等数据了解了广告、发行、印刷等业务,楼上楼下各个部门跑的很欢,终于有这么个机会了解业务,千万是不能错过的。
  在那之前,印刷费是印刷厂报多少就结算多少,财务没有明细表。其实每天统计明细表也就是几分钟的事,开始的时候都是到业务部门拿印数单、版数单,后来让他们顺带给我送一份,我也就顺手在电子表里登记一下。
  财务部门除了做凭证是必须做的以外,其他的台账是能不登记就不登记,比如进销存,有多少是准的?有多少中小企业的财务人员能静下心来从头到尾(从BOM到领料到半成品到成品入库、发货)把一个月的进销存全部走一遍?。
  任何工作,只要按照流程亲自走一遍,可以发现很多之前没想到过的问题,可是很多人觉得这方法太麻烦也太低级。
  就是那样低级地统计每天的数据,终于有一天派上了用场,有人反映最近废纸价格比较高,有零售点在版数最多的那天多要报纸卖废报(大家都知道报纸是亏本卖的)。
  这种舞弊,是很难有证据的,咱一小财务,说话也没人听。开始翻看统计表,好像最近周末的零售量是比以前多了不少,但退报率很低,可是零售量增加是经营行为,财务提出质疑也只能自讨没趣。
  为了找到证据,想了很多办法,都被自己一一否定。单位附近正好有个报刊亭,买杂志的时候看到自己单位的报纸,顺口就问老板一天能卖多少份报纸?他说每天一百来份,我问周五是不是会多很多?他说不会,顶多多几份,原来是这样。
  后来又到其他地方的报刊亭去打听,结果差不多,也就是只要零售点不增加,不论哪天的零售量都不会有大幅度增加。接下来问零售部要零售点的联系方式和每天的报纸要数,我要逐一核实各零售点每天的报纸数量,甚至想好随机去现场抽查几家。最终,零售部也没有把联系方式和要数给我,但是,周五的报纸零售的数量恢复到之前状态。
  从统计报纸报数到分析零售量的增减变动以及去几个零售点探听每天的零售量,还要自己花钱买报纸,都是些笨办法,但效果却真的很好。
  如今在客户单位带了位刚毕业不久的年轻会计,让她从最笨的办法开始做起,每周检查一次她的工作同时布置新任务,培养她既能踏踏实实工作又能独立思考的习惯。
  笨办法看起来笨,实际上却是最有效的办法,如今的我们,可能最缺乏的就是使用笨办法把学到的知识应用到实践中。

来源:中国会计视野  梁青

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