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应收账款催收成功的关键三环

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发表于 2018-9-4 14:48:57 |显示全部楼层
应收账款催收成功的关键三环
胡俊 / 中国会计视野

正确的发票开具、及时的付款提醒、快速的争议解决、是应收账款管理工作成功的三项关键环节。

第一环、正确的发票开具:实务中销售收款循环中的发票错误一直是影响现金回收工作的第一大因素。一、发票错误源头是销售订单的交付有瑕疵。在开票工作的前端业务部门,客户收到的货物有价格或数量的问题,产生了争议应收款。但发现环节一般在货款到期后的一周左右或之前,应收账款会计与客户进行对账工作时。需要销售部门等业务部门参与进行解决。二、一样有很多因为销售折扣等销售活动中产生的小额促销费用引起的争议。还有很多比如超市等大卖场有比较复杂的合同约定,发生了一些不通知直接扣费等,由于发票和单据滞后引起的发票开具问题。三、开具发票时的人为失误。开具错了数量或者单价等。当然还有一些客户对开具发票有特别规定,比如需要客户送货单格式并加盖客户收货章,开具内容需要按送货单内容一致,按客户的订单号、料号、计量单位等开具。对于很多客户来说计算账期是从收到发票入账之日起计算的,当然,合同中不一定这样规定。正确的发票开具是快速回收货款的关键,有争议或错误的发票被退回加上重新开具的时间,都会影响现金的及时回收。所以,出货后马上开具发票不一定是最优选择,最好是可以与客户进行核对之后,开具正确的发票。让正确的发票和送货签收单、合同副本等送到客户的应付账款部门进行记账。

第二环、及时的付款提醒:正确开具发票后,月末应付账款会计,将系统中的客户末付款明细到具体到期日、发货日、发票号、订单号、客户料号、计量单位、数量、单价等详细对账单,最好还加上单位正确的收款账号,对账联系人名字、联系方式等通过电子邮件或者传真等客户接受的方式,发送给客户财务人员。对于其中逾期应收账款部分和将要到期应收账款部分,分别向客户要求给予支付货款计划日期。对于客户反馈的对账差异,部分应该给予及时查实和反馈,特别是争议的未决款项,需要分情况处理。第一是因为前期客户支付的货款,指定的发票核销变更等前期差错的更正等发票核销问题,需要进行及时处理。第二是因为发票开具错误、合同折扣等引起的票据滞后等财务独立处理的问题,按不同情况权限进行处理。第三是因为货物质量问题等其他部门需要参与解决的,第一时间联系业务部门加入参与解决。

第三环,快速的争议解决: 对于争议的未决款项快速解决,是建立良好的客户关系与收回充足可预期现金的平衡。企业客户都是希望争议的未决款项取得折扣等经济回报,但对于企业来说会付出折扣等经济代价,同时还对于按时收回货款的现金流入有高估的可能性,特别是当企业有大额未决争议款项逾期款项的产生时,一般客户都会运用停止支付所有货款,停止给予新订单等手段来让企业让步。最好的方法,当然是事前减少和防止争议款项。在上面正确的发票开具中和及时的付款提醒中已经进行了详细的说明。并且对于企业未预计到的现金短缺,现金的融资成本是最高的,还有可能面对现金流的断裂风险。所以,快速的解决争议未决款项是对企业最好处理方法。对于小额的折扣等引起的成本不高的未决款项可以让步,让客户尽快支付货款。对于需要业务部门出面解决的比如货物质量、交货数量、价格差异等应该快速与业务部门一起解决,可以由业务部门进行问题的查实和核对快速解决,同时与客户财务部门沟通对没有差异的部分货款进行及时支付。
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